El cambio es inevitable a lo largo del ciclo de vida del centro de datos, que suele durar décadas. Ya sea que sea el único ocupante del centro de datos (arrendado / propio) o arrendado de un centro de datos de múltiples inquilinos, la forma en que opera su sitio hoy será diferente en el futuro. Las operaciones del centro de datos evolucionan y cambian continuamente para satisfacer la demanda empresarial y aprovechar las ventajas de la nueva tecnología. Este crecimiento natural se complementa con procesos de gestión del cambio que institucionalizan la planificación para obtener el permiso para implementar los cambios. Sin embargo, cuando se trata de cambios al por mayor en las operaciones, ya sea subcontratación, contratación interna o cambio de proveedores, los riesgos son inversamente proporcionales a la cantidad de planificación y rigor que se pone en la iniciativa para realizar la transición de las operaciones sin problemas. Tampoco suele ser algo que haya experimentado el liderazgo actual. Esta falta de familiaridad puede conducir a contratiempos o renuencia a cambiar incluso si la situación actual necesita urgentemente un cambio total.
El equipo de liderazgo de Salute ha tenido la suerte de haber estado involucrado en muchas transiciones a lo largo de los años y haber aprendido de cada proyecto. Como resultado, hemos creado el mejor enfoque repetible de su clase para ayudar a los clientes a realizar una transición eficaz de las operaciones en cualquier escenario. Para esta discusión, nos centraremos en la transición de las operaciones del sitio que están establecidas. Esto cubrirá los casos de uso que implican cambiar de proveedor, trasladar la función internamente o trasladarla a un proveedor de servicios.
El enfoque de cuatro fases: transición al plan de operaciones
El poder está en tener una hoja de ruta repetible que se pueda aprovechar para cualquier sitio y situación y que se base en principios de planificación sólidos. Este enfoque de cuatro fases alcanza un estado final que se basa en la continuidad y la sostenibilidad para garantizar las operaciones más seguras, confiables y eficientes durante la vida útil del centro de datos.
- Analizar
- Comprender la situación actual
- Identificar brechas y riesgos para mitigar el cambio planeado
- Planificación
- Alcance, cronograma, presupuesto
- Personas, procesos, sistemas
- Implementación
- Tempo controlado
- Mitigación de riesgos
- Circuitos de retroalimentacion
- Medidas de éxito
- Estado final
- Reconocimiento de finalización
- Aprendizaje y mejora continua
- Transparencia a todos los niveles
Esta información se proporciona en forma de resumen y cubre los consejos prácticos que no suele aprender en la capacitación en gestión de proyectos para que se beneficie de las lecciones aprendidas de muchos otros. El enfoque clave de esta discusión será la fase de análisis, ya que es la base para las fases posteriores; sin embargo, tocaremos brevemente puntos clave en cada fase que han sido factores esenciales en las múltiples transiciones que hemos ejecutado.
El analisis
El primer paso debe ser una revisión integral de la operación existente para establecer una línea de base y determinar cualquier brecha que deba mitigarse en el plan. Cada uno de los puntos clave a continuación requeriría recopilar toda la información pertinente de la función a realizar la transición y compararla para utilizarla como guía para una transición exitosa.
Revisión de gestión
- Medidas de éxito
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Indicadores clave de rendimiento (KPI)
- Organigrama y titulaciones individuales
- Recuento y modelo actual de dotación de personal (p. Ej., 5 × 12, 7 × 24)
- Funciones y responsabilidades (modelo RACI para incluir proveedores de ecosistemas completos, organizaciones de apoyo como finanzas y contabilidad)
- Contratos y subcontratos
- Inventario de activos de infraestructura de instalaciones, garantías restantes y estado del ciclo de vida
- Políticas y protocolos
- Safety
- Comunicaciones (emergencia, rutina)
- Escaladas (emergencia, rutina)
- Gestión de cambios, incidentes y problemas
Revisión de operaciones
- Esquema de informes (p. Ej., Ritmo regular, emergencia, seguridad)
- Procedimientos operativos (por ejemplo, SOP, MOP, EOP)
- Sistemas de soporte de inventario (por ejemplo, CMMS, Access, BMS)
- Registro de riesgos y proyectos de capital planificados
- Usuarios finales (inquilinos de TI), sus prioridades comerciales y requisitos operativos
- Programa de formación, incluido el alcance, la gobernanza y la plataforma de ejecución.
- Programa de mantenimiento (por ejemplo, preventivo, predictivo, basado en condiciones) que incluye registros históricos y qué actividades se realizan por cuenta propia o se obtienen de un tercero.
- Programa de gestión energética (p. Ej., Protocolos de eficiencia sostenible, abastecimiento)
- Inventario de herramientas, repuestos y consumibles
Hay algo de mérito en contrastar los hallazgos con los estándares reconocidos de la industria, pero debe tener cuidado de evitar una revisión del tipo de casilla de verificación. Le recomendamos encarecidamente que se concentre en los comportamientos que observe porque un procedimiento no utilizado bien documentado no vale la pena. Basar su evaluación en comportamientos y resultados producirá una comprensión mucho mayor de las operaciones. Salute utiliza una combinación única de puntos de referencia prácticos que evalúan si existen riesgos asociados con la transición de la función en su estado actual y, de ser así, los pasos de mitigación necesarios para prepararla para la transición.
El Plan
De todas las fases, la planificación es donde se requerirá más tiempo. Puede parecer un adagio, pero es fundamental identificar y planificar para cada persona, procedimiento y sistema para respaldar la transición. Esto incluye organizaciones de apoyo que conforman el ecosistema de la función.
Por lo general, hacer un inventario de las personas y los sistemas es una suposición natural y, además del recuento de personal, es un análisis exhaustivo de las calificaciones individuales. Es importante establecer una línea de base que pueda usarse para desarrollar modelos de planificación de sucesión y eficiencia futura.
Dedicar tiempo de calidad al modelo RACI para garantizar una claridad absoluta ayudará a impulsar la parte del proceso y garantizará que todo el ecosistema de organizaciones que apoyan la función esté alineado.
El alcance, el cronograma y el presupuesto son los factores clave a definir y gestionar en cualquier proyecto y las transiciones son las mismas. Con la información que recopiló y analizó, se puede establecer el plan que garantizará el éxito que se puede medir de varias maneras según las prioridades de la empresa. La clave es ejecutar esto como un proyecto, con una fecha de finalización finita y un cierre deliberado.
Recuerde, el plan es alcanzar un estado final que se base en la continuidad y la sostenibilidad para garantizar las operaciones más seguras, confiables y eficientes. Limite la cantidad de cambios a roles individuales y de terceros, ya que se pueden implementar en las semanas y meses posteriores a la transición. Para muchas partes interesadas, la transición a un nuevo proveedor de servicios en sí misma puede representar un cambio significativo.
Hora de ejecutar
El tiempo dedicado a las fases anteriores dará sus frutos en este punto. Una vez que un plan está listo, ejecutarlo al ritmo correcto es clave porque habrá requisitos contractuales asociados y la necesidad de ejecutarlo sin interrumpir el negocio. Las transiciones se ejecutan mejor a un ritmo que conduce a una cesión de responsabilidad que es precisa y tan pronto como sea práctica. Los líderes militares tienen mucha experiencia en este escenario, pero lo llaman con términos diferentes; sin embargo, al final, sabrá que lo ha hecho bien cuando mantiene el impulso y no distrae la atención del día a día. Al igual que un equipo de relevos suave que pasa el testigo, los equipos entrantes y salientes deben ejecutar con precisión.
Como líder en un proyecto de transición, tener un cronograma bien documentado, hitos, indicadores clave de desempeño y circuitos de retroalimentación efectivos fomentará el progreso y la presentación de informes a los ejecutivos. El ciclo de retroalimentación es un círculo completo; Comparta lo que se ha logrado, las actividades en curso y las que sucederán en los próximos días y semanas. Luego, escuche a las partes interesadas clave para asegurarse de que el plan aún cumpla con sus suposiciones y expectativas. Como se señaló anteriormente, este es un proyecto único para muchas partes interesadas, y están aprendiendo cómo funciona a lo largo del camino. Cuanta más transparencia pueda proporcionar sobre el progreso y el desempeño para planificar, mejor, ya que todas las partes interesadas pueden mantenerse informadas sin ejercicios de informes indebidos.
El estado final
El final de la transición es el comienzo de las operaciones en curso. Esta debe ser una acción deliberada que se comunique a todas las partes interesadas. El equipo entrante, en este punto, estaría completamente capacitado y en control de los procesos y procedimientos acordados, prioridades y KPI. Una base de excelencia operativa garantizará los requisitos de tiempo de actividad y las prácticas operativas sostenibles garantizarán que el centro de datos se mantenga para que funcione de la manera más eficiente posible.
Un componente clave para cerrar la transición una vez que haya alcanzado el estado final es reflexionar sobre las lecciones aprendidas que se pueden incorporar en los planes de transición futuros. Cada transición tiene estos, pero a menudo se pasa por alto cuando los equipos cambian a la puesta en marcha. Tómese un tiempo en la semana o dos posteriores a la transición de una operación para reflexionar sobre lo que funcionó bien y dónde las mejoras pueden hacer que la próxima transición sea aún mejor.
“Es una decisión difícil cambiar de proveedor, pero Salute Mission Critical lo hace fácil. Su modelo de operaciones comprobado es delgado y resistente y se adapta perfectamente a nuestras necesidades. Lo más importante para nosotros al cambiar de proveedor de servicios fue la eficacia con la que planificaron y ejecutaron la transición a sus operaciones. Su experiencia y meticulosa planificación garantizan una ejecución precisa y sin riesgos. La forma transparente en la que trabajan garantiza que todas las partes interesadas participen activamente y esta colaboración conduce a una relación cohesiva que supera todas las expectativas "
– Centros de datos principales CEO Nicolás Laag
El marco en evolución
Este enfoque ha funcionado y es un marco en constante evolución que actualizamos en función de las lecciones aprendidas después de cada proyecto. No es una función normal a menos que sea un proveedor de servicios y luego debe ser una parte clave de su ciclo de planificación normal para aceptar nuevos clientes. Alentamos a todos los clientes potenciales a incluir la planificación de la transición como parte del proceso formal de 'Solicitud de propuesta' al evaluar nuevos equipos de operaciones. Para obtener más información, comuníquese con los autores o envíe un correo electrónico info@saluteinc.com. Los escenarios de "puesta en funcionamiento" después de una nueva construcción se tratan en un documento que Lee Kirby escribió en Uptime Institute en 2013 titulado "Comenzar con el fin en mente.” Además, lea el estudio de caso completo de Prime Data Centers aquí.